"Software besitzt mehrere Kommunikationsschnittstellen zur realen Welt: die Benutzungsschnittstelle zur Kommunikation mit dem Anwender, Systemschnittstellen zu anderen Softwareprodukten, den (kommentierten) Quelltext und schließlich die Dokumentation. Man unterscheidet zwei Arten von Softwaredokumenten:

• Die Systemdokumentation umfaßt alle inneren Aspekte der Software, d.h. operationale und systemnahe Eigenschaften vom Beginn der Entwicklung an bis zur aktuellen Version. Die Produktdefinition, die Softwarespezifikation, exakte Beschreibung aller Funktionen und Datenstrukturen sowie vollständige Testpläne sind nur einige der zugehörigen Dokumente. Die Systemdokumentation besitzt einen hohen Detailierungsgrad und bildet die Grundlagen aller Wartungsaktivitäten.
• In der Benutzerdokumentation wird das nach außen sichtbare Verhalten der Software beschrieben. Dazu gehören eine informelle Übersicht der verfügbaren Funktionalitäten, ein Handbuch zur Benutzereinführung sowie ein komplettes Nachschlagewerk aller angebotenen Funktionen. Falls notwendig, vervollständigt ein gesonderter Führer für den Systemadministrator (einrichten von Benutzern, Backup-Funktionen etc.) die Benutzerdokumentation.

Eine gute Dokumentation ist vollständig, konsistent zu der aktuell eingesetzten Version und verständlich für die intendierte Lesergruppe. Die Verständlichkeit der Dokumentation profitiert von einem strukturierten und logischen Aufbau, einem einheitlichen Format aller Einzeldokumente und einem sachlichen, präzisem Schreibstil.