2.1 Der Planungsprozeß

Wir erfuhren in unseren Interviews, daß die Arbeit der Stundenplaner, was Personalaufwand und Vorgehensweise betrifft, in den einzelnen Fachbereichen sehr unterschiedlich ist. Dennoch konnten vier Phasen im Planungsprozeß ausgemacht werden, die in allen Fachbereichen vorzufinden sind. Diese sind:

• Erhebung der Daten
• Einplanung der Veranstaltungen
• Rücksprache und Korrektur
• Veröffentlichung der Pläne

Der Anhang enthält die Protokolle der mit den Stundenplanern und der Verwaltung geführten Interviews. Die Phasen des Planungsprozesses wollen wir nun genauer betrachten.

2.1.1 Erhebung der Daten

Zunächst einmal erfolgt in allen Fachbereichen eine Erhebung der Daten, die für die Einplanung erforderlich sind. Jedem Fachbereich ist von der Verwaltung ein Kontingent von Räumen und Zeitfenstern, in denen die Räume belegt werden dürfen, zugewiesen. Alle erforderlichen Veränderungen an dieser Zuteilung müssen mit der Verwaltung der Universität abgestimmt werden. Zugleich werden die Dozenten nach den Veranstaltungen befragt, die sie im kommenden Semester halten wollen. In den Fachbereichen, in denen eine große Zahl von Veranstaltungen eingeplant werden muß, erfolgt die Erhebung der Daten mittels spezieller Erhebungsbögen. Die Fachbereiche, die nur eine geringe Zahl von Veranstaltungen einzuplanen haben, erledigen die Datenerhebung meist mündlich. Für die Erhebungsbögen der einzelnen Fachbereiche gilt, daß sie individuell verschieden sind – es gibt kein einheitliches Format für die Erhebungsbögen. Die uns gezeigten Exemplare waren alle mehr oder weniger gut für die Datenerhebung geeignet.

Der Zeitaufwand für die Erhebung der Daten differiert zwischen den Fachbereichen beträchtlich. Diejenigen, welche die Erhebung mündlich erledigen können, brauchen nur relativ kurze Zeit. Bei manchen Fachbereichen sind die Änderungen zum Vorsemester so gering, daß sich die Erhebung der Daten auf eine kurze Mitteilung der Dozenten über die Änderungen begrenzt. Bei den "größeren" Fachbereichen ist der Zeitaufwand allerdings beträchtlich höher anzusetzen. Beispielsweise müssen im Fachbereich 12 "Elektrotechnik und Informatik" für die Datenerhebung etwa drei bis fünf Wochen veranschlagt werden.

Die Erhebungsbögen werden hier zunächst an die Dozenten verschickt. Zur Bearbeitung wird den Dozenten ein Zeitraum vorgegeben, der nach Möglichkeit eingehalten werden soll. Dabei gilt für alle Fachbereiche, daß die Dozenten diese Zeitvorgabe nur mäßig einhalten, was die Erhebung der Daten regelmäßig in die Länge zieht. Wenn die Erhebungsbögen nach der Bearbeitung wieder bei den Stundenplanern eingetroffen sind, kann schließlich die Auswertung erfolgen.

2.1.2 Einplanung der Veranstaltungen

Nach der Datenerhebung beginnt die eigentliche Arbeit der Stundenplaner – die Erstellung eines neuen Stundenplans. Auch hier sind die Aktivitäten der Stundenplaner in den einzelnen Fachbereichen sehr unterschiedlich. Bei den Befragungen stellten wir fest, daß in manchen Fachbereichen einfach der alte Stundenplan leicht modifiziert und dann wiederverwendet wird. Dies geschieht z. B. im Fachbereich 7 "Physik" auf diese Weise, da sich das Angebot von Veranstaltungen jeweils nur minimal ändert. Aufgrund von umfangreichen Änderungen bei den meisten Fachbereichen, ist es für diese nicht möglich den alten Stundenplan zu recyclen. Teilweise wird die Einplanung der Veranstaltungen auch auf einer Fachkonferenz, bei der alle betroffenen Dozenten anwesend sind, erledigt. Jedoch finden die Interessen der Studenten bei Einplanungen dieser Art nur wenig Aufmerksamkeit.

In den meisten Fachbereichen ist tagelange oder sogar wochenlange Arbeit zur Erstellung des neuen Stundenplans erforderlich. Manche Fachbereiche kommen mit verschiedenen Übersichtsbögen in DIN A4 Größe oder mit Stecktafeln aus, andere setzen Bögen ein, die speziell für die Einplanung erstellt wurden und den größten Teil der Fläche eines Schreibtisches in Anspruch nehmen. Diese überdimensionalen Bögen werden im Fachbereich 11 "Maschinentechnik" und im Fachbereich 12 "Elektrotechnik und Informatik" verwendet. Man benutzt hier drei Bögen: einen Raumbelegungsplan, einen Dozentenplan und einen Semesterplan. Die wichtigste Übersicht bietet der Semesterplan. Dieser enthält die angebotenen Veranstaltungen nach Semestern sortiert und gibt Auskunft über Zeitpunkt, Raum und Dozent einer Veranstaltung.

Der Aufwand für die Einplanung der Veranstaltungen beträgt im Fachbereich 12 zwei bis drei Wochen, in anderen Fachbereichen u. U. weniger. Die Stundenplaner können jedoch nicht permanent am Stundenplan arbeiten, da sie während der Planung ihren übrigen Tätigkeiten nachkommen müssen. Eine Softwareunterstützung für die Einplanung haben wir bei allen Stundenplanern vermißt. Wie aufwendig die Erstellung eines Stundenplanes ist, wird später deutlich, wenn wir auf die komplexen Nebenbedingungen eingehen.

2.1.3 Rücksprache und Korrektur

Das Ergebnis der Einplanung wird schließlich den Dozenten vorgelegt. Dies erfolgt in manchen Fachbereichen wiederum mündlich, in anderen ist es nur auf dem schriftlichen Weg möglich. Es ergibt sich wieder eine Wartezeit für die Stundenplaner, in der auf das Feedback der Dozenten gewartet werden muß. Häufig sind Dozenten mit der Einplanung unzufrieden, da ihre Terminwünsche nicht erfüllt werden konnten oder sich während der Einplanung geändert haben. Jedoch sind Korrekturen am (eigentlich) fertigen Stundenplan jetzt nur noch mit erheblichem Aufwand möglich. Durch die starken Abhängigkeiten der Veranstaltungen voneinander und dem knappen Raumangebot, wirken sich oftmals schon kleine Änderungen am Plan dramatisch aus. Sie haben meist zur Folge, daß eine Vielzahl von Veranstaltungen verschoben werden muß.

2.1.4 Veröffentlichung der Pläne

Schließlich können die fertigen Pläne veröffentlicht werden. Einige Fachbereiche können ihre Planung recht frühzeitig erledigen und haben somit die Möglichkeit schon im Vorlesungsverzeichnis die Zeit- und Raumangaben ihrer Veranstaltungen zu verkünden. Es muß jedoch bemerkt werden, daß diese Termine bei manchen Fachbereichen oftmals stark korrigiert werden müssen, da sich manche Unzulänglichkeiten erst im laufenden Semester offenbaren. Einige Fachbereiche sind sehr stark von der Planung anderer Fachbereiche abhängig, da sie deren Service-Veranstaltungen in ihre Planung mit einbeziehen müssen. Sie schaffen es i. d. R. nicht, ihre Planung bis zum Druck des Vorlesungsverzeichnisses zu beenden und veröffentlichen die Pläne per Aushang oder durch Druck eigener "Stundenplanhefte". Ärgerlich ist hier für die Studierenden, daß diese Hefte meist erst kurze Zeit vor dem Beginn des nächsten Semesters zu bekommen sind.

Möglicherweise kann der Druck der Stundenplanhefte in Zukunft entfallen, da der Einsatz der Software den Planungsprozeß erheblich beschleunigen wird. So könnten die Veranstaltungstermine evtl. bereits im Vorlesungsverzeichnis abgedruckt werden. Mit den Stundenplanheften hätte man jedoch zusätzlich die Möglichkeit, aktuelle Informationen im Verbund mit den Stundenplänen zu veröffentlichen. Wenn die Software eingesetzt wird, muß die Notwendigkeit einer solchen Veröffentlichung überdacht werden.

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